ပေရာဂ်က္ ကုန္က်စရိတ္ကို တြက္ခ်က္ရာမွာ ေနာက္ထပ္ ထည္ ့သြင္းစဥ္းစားေလ ့ရွိ တဲ ့အေၾကာင္းအရာတစ္ခုကို ေဖာ္ၿပခ်င္ပါတယ္။ Reserve Analysis လုိ ့ေခၚၾကပါတယ္။ ဆိုလိုရင္းမွာ ခန္ ့မွန္းထားေသာ ဘတ္ဂ်က္ကုန္က်စရိတ္ထဲတြင္ ေငြေၾကး အပို ပမာဏ မည္မွ်ထည္ ့ကာ စဥ္းသားထားသည္ကို စမ္းစစ္ၿခင္း ၿဖစ္ပါသည္။
(လက္ေတြ ့တြင္ ေငြေၾကး တစ္မ်ိဳးထဲသာ မဟုတ္ဘဲ အခ်ိန္၊ လူအင္အားစသည္ၿဖင္ ့လည္း အပိုနဲနဲ ထည္ ့ ကာ ေနာင္ၿဖစ္လာႏိုင္သည္ ့အနာဂါတ္ၿပႆနာမ်ားအတြက္ ထည္ ့သြင္းစဥ္းစားေလ ့ရွိပါသည္။ )
ဒီလိုစမ္းစစ္ေလ ့လာတဲ ့အခါမွာ သီးသန္ ့ဖယ္ထားေသာပမာဏ(Reserves ) ကို ပေရာဂ်က္၏ မေသခ်ာေသာ ကုန္က်စရိတ္ေတြ အတြက္ အပိုေဆာင္း ထည္ ့ထားေသာ (Contingency Reserve) ႏွင္ ့ အနာဂါတ္မွာ ေမွ်ာ္လင္ ့ မထားဘဲ ၿဖစ္လာႏိုင္တဲ ့ၿပႆနာေတြ အတြက္ သီးသန္ ့ ဖယ္ထားေသာ ပမာဏ (Management Reserve) ဆိုၿပီး ၂ မ်ိဴး ခြဲၿခား ထားပါတယ္။
Contingency Reserve
ဒီအမ်ိဴးအစားေအာက္မွာဖယ္ထားတဲ ့ေငြေၾကးပမာဏကေတာ ့ပေရာဂ်က္တစ္ခုမွာ သိထားၿပီးသား ၿဖစ္ႏိုင္ေခ်ရွိတဲ ့ ၿပႆနာ (Identified Risks) ေတြ အတြက္ ဖယ္ထားေလ ့ရွိတာပါ။ ဒီၿပႆနာေတြကို သိလဲသိၿပီးၿပီ၊ ၾကိဳတင္ကာကြယ္မႉေတြလုပ္ဖို ့လည္း ဆံုးၿဖတ္ၿပီးၿပီဆိုရင္ေတာ ့ဒီလို အေရးေပၚသံုးဖို ့ပမာဏကို ၾကိဳတင္ၿပီး ဘတ္ဂ်က္ထဲမွာ ထည္ ့ထားရပါတယ္။
ပေရာဂ်က္စီမံခန္ ့ခြဲမႉ သီအိုရီ သေဘာတရားအရေတာ ့ “သိၿခင္း - မသိၿခင္း” (Known-Unknown) ေတြအတြက္ ၿပင္ဆင္ထားၿခင္းလို ့ေခၚပါတယ္။ “သိၿခင္း” ဆိုသည္မွာ ပေရာဂ်က္တစ္ခုအတြက္ ၿဖစ္လာႏိုင္သည္ ့့ ၿပန္လုပ္ရမည္ ့လုပ္ငန္းစဥ္အခ်ိဳ ့(Reworks) ရွိသည္ကို သိၿခင္းၿဖစ္ၿပီး၊ “မသိၿခင္း” ဆိုသည္မွာ ထိုသို ့ ၿပန္လည္ လုပ္ေပးရမည္ ့လုပ္ငန္းစဥ္မ်ား၏ ပမာဏ (Amount of reworks) ကို မသိၿခင္းၿဖစ္သည္။
Contingency Reserves မ်ားကို ဆက္ဆိုင္ရာ လုပ္ငန္းစဥ္တစ္ခုတည္း (A specific activity) အတြက္သာမကဘဲ ပေရာဂ်က္တစ္ခုလံုး အတြက္ပါ စဥ္းစားၿပင္ဆင္ထားႏိုင္ပါသည္။ အခ်ိဳ ့ကုမၸဏီမ်ားသည္ ပေရာဂ်က္ ဘတ္ဂ်က္တြင္ Contingency Reserves မ်ားကို ပေရာဂ်က္ကုန္က်စရိတ္တစ္ခုလံုး၏ ရာခိုင္ႏႉန္းတစ္ခုအေနၿဖင္ ့ လည္း သတ္မွတ္ေလ ့ရွိပါသည္။ အမ်ားအားၿဖင္ ့ေတာ ့ ၃% မွ ၅% အထိ သတ္မွတ္ေလ ့ရွိသည္။
အကယ္၍ ပေရာဂ်က္ ကို လုပ္ေဆာင္ေနရင္း ပိုၿပီးတိက်တဲ ့ အခ်က္အလက္ေတြရလာပါက အဲဒီလို အေရးေပၚသံုးဖို ့ သတ္မွတ္ထားတဲ ့ ပမာဏကို ေလ်ာ ့ၿပစ္လိုက္ သို ့မဟုတ္ လံုးလံုးၿဖဳတ္ၿပစ္လုိက္လို ့ရပါတယ္။ ဂရုၿပဳသင္ ့တာ ကေတာ ့ပေရာဂ်က္တစ္ခုအတြက္ Contingency ဒီေလာက္ပမာဏ လိုအပ္တယ္ဆိုတာကို ပေရာဂ်က္ ကုန္က်စရိတ္တြက္ခ်က္မႉ မွတ္တမ္း (Cost Documentation) မွာ အတိအလင္း မွတ္တမ္းတင္ၿပီး ခြင္ ့ၿပဳခ်က္ရယူ ထားဖို ့ေတာ ့ လုိပါတယ္။
Management Reserves
ကုန္က်စရိတ္ေတြ တြက္ခ်က္တဲ ့အခါမွာ ဒီ Management Reserve ကို ထည္ ့သြင္းစဥ္းစားဖို ့လဲ အေရးၾကီးပါတယ္။ ဒီပမာဏ ကေတာ ့ အခု လက္ရွိအထိ မသိေသးတဲ ့ ပေရာဂ်က္ရဲ ့ အနာဂါတ္ၿပႆနာေတြအတြက္ ၾကိဳတင္ၿပီး သတ္မွတ္ထားတာ ၿဖစ္ပါတယ္။
အမ်ားအားၿဖင္ ့ေတာ ့ဒီပမာဏကို ကုမၸဏီအထက္ပိုင္း လူၾကီးေတြက၊ ကန္ ့ သတ္ထားေလ့ရွိပါတယ္။
အထက္မွာေၿပာခဲ ့သလိုပဲ သီအိုရီသေဘာတရားအေနနဲ ့ေတာ ့ Management Reserve ကို “မသိၿခင္း - မသိၿခင္း” (Unknown-Unknown) လို ့ေခၚပါတယ္။ ၿပန္လုပ္ေပးရမည္ ့အလုပ္ (Reworks) ရွိမရွိ မသိသလို အဲ ့ဒီ အလုပ္ပမာဏ (Amount of Reworks) ကိုလည္း မသိႏိုင္ေသးေပ။
ပေရာဂ်က္မန္ေနဂ်ာမ်ားအေနၿဖင္ ့ထို ပမာဏ သည္ ပေရာဂ်က္ ဘတ္ဂ်က္တြင္ ထည္ ့သြင္းထားေသာ္လည္း တကယ္တမ္း ထိုပမာဏကို အသံုးၿပဳမည္ဆိုပါက အထက္အုပ္ခ်ဳပ္ေရးပိုင္းလူၾကီး (Senior Management) ၏ ခြင္ ့ၿပဳခ်က္ကို ထပ္မံရယူရမည္ၿဖစ္ပါသည္။
ေအာက္မွာေတာ ့ ပေရာဂ်က္စီမံခန္ ့ခြဲမႉ ဗဟုသုတဆိုင္ရာ အဖြဲ ့အစည္း PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ၏ ၅ ၾကိမ္ေၿမာက္ထုတ္ေဝတဲ ့မွီၿငမ္းစာအုပ္မွာပါတဲ ့ “ပေရာဂ်က္ဘတ္ဂ်က္ ႏွင္ ့ သက္ဆိုင္ရာ အစိတ္အပိုင္းမ်ား” ၿပထားတဲ ့ပံုကို ဗဟုသုတ အေနၿဖင္ ့ ေဖာ္ၿပေပးလိုက္ပါတယ္။
