ကုမၸဏီအမ်ားစုတို ့တြင္ ပေရာဂ်က္မန္ေနဂ်ာတို ့သည္ မိမိတာဝန္ယူ လုပ္ကိုင္ေနေသာ ပေရာဂ်က္မ်ား၏ အေၿခအေနကို သက္ဆိုင္ရာ အေရးပါသူမ်ားထံ ပေရာဂ်က္ အစီရင္ခံစာမ်ား (Project Reports) ၿဖင္ ့ အပတ္စဥ္၊ ၂ ပါတ္တစ္ခါ၊ လစဥ္ စသည္ၿဖင္ ့ မွတ္တမ္းတင္ကာ သတင္းပို ့ၾကရသည္။ ထိုသို ့Reports မ်ား ၿပင္ဆင္ရၿခင္း သည္ လြယ္ကူေသာ အလုပ္တစ္ခု မဟုတ္ေပ။ ပေရာဂ်က္ အခ်က္အလက္စုစည္းရၿခင္း၊ ရရွိလာေသာ အခ်က္မ်ားကို သက္ဆိုင္ရာအေရးပါသူမ်ားထံ မပို ့ခင္ မွန္မမွန္ စီစစ္ရၿခင္း၊ အေရးတၾကီး လုပ္စရာမ်ားအတြက္ ၾကိဳတင္စီစဥ္ရၿခင္း၊ စသည္ ့ၿဖင္ ့မ်ားစြာ အခ်ိန္ေပးရပါသည္။
ထုိမွ်မက ပေရာဂ်က္ႏွင္ ့ပတ္သက္၍ သက္ဆိုင္ရာ အေရးပါသူမ်ား သိခ်င္ေသာ၊ သိသင္ ့သိထိုက္ေသာ အခ်က္အလက္မ်ား၊ စနစ္တက်ပါဝင္မႉကိုလည္း အထူးဂရုၿပဳရပါသည္။ ပေရာဂ်က္မန္ေနဂ်ာမ်ား အေနၿဖင့္ ထိုကဲ ့သို ့ အေရးပါသည္ ့အခ်က္မ်ား အားလံုးပါဝင္ၿပီး ၊ နည္းစနစ္တက်ၿဖင္ ့ ၿပီးစီးႏိုင္ေစရန္ ေအာက္ပါ အစီရင္ခံစာ (Report) အမ်ိဴးအစားမ်ားကို အသံုးၿပဳရန္ အၾကံၿပဳ လိုပါသည္။
ေပးထားတဲ ့နာမည္အတိုင္း ပေရာဂ်က္ရဲ ့အေၿခအေနကိုသိရွိရန္အတြက္ အသံုးၿပဳႏုိင္ပါတယ္။ အလယ္အလတ္အဆင္ ့အေသးစိတ္တင္ၿပခ်က္မ်ားပါဝင္ပါတယ္။ ဆိုလိုသည္မွာ ယခုလက္ရွိ ပေရာဂ်က္ရဲ ့ အေနအထားနဲ ့ပတ္သက္တဲ ့ေအာက္က ေမးခြန္းမ်ိဴးေတြ အတြက္ ရွင္းလင္းတဲ ့တင္ၿပခ်က္ေတြ ပါသင္ ့ပါတယ္။
၁။ အခုလက္ရွိ ပေရာဂ်က္ရဲ ့၊ တိုးတက္မႉဟာ ၾကိဳတင္စီစဥ္ထားတဲ ့အတုိင္း လမ္းေၾကာင္းေပၚမွာပဲလား?
၂။ ေနာက္ထပ္ ဘယ္လို အစီအစဥ္ေတြ နဲ ့ဘယ္လုိလုပ္ေဆာင္ခ်က္ေတြ ၿပင္ဆင္ထားသလဲ?
၃။ ပေရာဂ်က္ ေအာင္ေအာင္ၿမင္ၿမင္ၿပီးဖို ့ဘယ္လို အခက္အခဲေတြ ရွိေနလဲ၊ သို ့မဟုတ္ ရွိလာႏုိင္သလဲ?
၄။ သတ္မွတ္ထားတဲ ့အခ်ိန္အလုိက္ တိုးတက္မႉ စံႏႉန္းစံထား ကိန္းဂဏန္းေတြအတိုင္း၊ ၿပီးစီးမႉ ရွိရဲ ့လား?
ၿဖစ္ေပၚၾကံဳေတြ ့လာႏိုင္ေသာ ပေရာဂ်က္ ၿပႆနာမ်ား စုစည္းမႉ မွတ္တမ္း (Project Risk Register)
ထိုမွတ္တမ္းသည္လည္း အလြန္ေရးပါေသာ အစီရင္ခံစာ တစ္မ်ိဴးၿဖစ္သည္။ ၿဖစ္ႏိုင္ေခ်ရွိေသာ အခက္အခဲ ၿပႆနာမ်ားသည္ ပေရာဂ်က္မ်ားကို ေနာက္ကြယ္မွေန၍ ေအာင္ၿမင္မႉလမ္းေၾကာင္းေပၚမွ တြန္းခ်ရန္ အၿမဲေစာင္ ့ ဆိုင္းေနေလ့ရွိသည္။ေဖာ္ၿပပါ မွတ္တမ္းသည္ ထိုအႏၱရာယ္မ်ား၏ ၿဖစ္ႏိုင္ေခ်ကို မွတ္တမ္းတင္ထားၿခင္းၿဖစ္သည္။ ဒုကၡေပးႏိုင္သည္ ့ဆိုးက်ိဴးအဆင္ ့ေပၚမူတည္ၿပီး အမ်ိဴးအစားခြဲၿခားကာ ၿဖစ္လာပါကေၿဖရွင္းရန္ နည္းလမ္းအေၿဖမ်ားကိုလည္း စဥ္းစားမွတ္တမ္းတင္ထားၿခင္းၿဖစ္သည္။ ထုိမွတ္တမ္းကို အေၿခအေနၿပအစီရင္ခံစာ (Status Report) တြင္ ေနာက္ဆက္ တြဲအေနၿဖင္ ့ အတူေဖာ္ၿပႏိုင္ပါသည္။ ဥပမာအားၿဖင္ ့ၾကံဳေတြ ့ႏိုင္ေသာ ၿပႆနာ အေရအတြက္ လက္ရွိအခ်ိန္တြင္ မည္မွ်ရွိသည္။ ဘယ္ႏွစ္ခု ရွင္းလင္းၿပီးၿပီ၊ ဘယ္ႏွစ္ခု ရွင္းလင္းရန္က်န္ စသၿဖင္ ့ အေရးပါသူမ်ား သိရွိ္ရန္ တင္ၿပႏိုင္ေပသည္။
လက္ရွိၾကံဳေတြ ့ေနရေသာ အခက္အခဲ စုစည္းမႉ မွတ္တမ္း (Issue Log)
ၾကိဳတင္ခန္ ့မွန္းထားတဲ့အတိုင္း တကယ္ၿဖစ္လာတဲ ့ၿပႆနာေတြ သို ့မဟုတ္ မေမွ်ာ္လင္ ့ ပဲ ၿဖစ္လာတဲ ့ၿပႆနာ အခက္အခဲေတြကို စုစည္းထားတာၿဖစ္ပါတယ္။ ဒီမွတ္တမ္းမွာ ၿပႆနာေတြရဲ ့ အေရးေပၚေၿဖရွင္းရန္ လိုအပ္မႉအေပၚ မူတည္ၿပီး အဆင္ ့သတ္မွတ္ပါတယ္။ ၿပႆနာအဆင္ ့အလိုက္ လုပ္ငန္းေတြလံုးဝ ရပ္ဆိုင္းရမဲ ့အဆင္ ့မွစ၍ လိုအပ္ခ်က္ နဲနဲၿဖင္ ့ေၿဖရွင္းလို ့ရ ႏိုင္တဲ ့ အဆင္ ့ထိအမ်ိဴးစံု ပါဝင္ပါတယ္။ ဒါ ့အၿပင္ ဘယ္အခ်ိန္မွာ ဘယ္ၿပႆနာကို အၿပီးသတ္ ေၿဖရွင္းရမယ္ စသည္ ့ စီစဥ္ ထားမႉေတြ ပါဝင္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင္ ့ ဒီမွတ္တမ္းကို ပေရာဂ်က္ အသင္းတစ္ခု လံုးရဲ ့ ဦးတည္ခ်က္ အၿဖစ္အသံုးၿပဳၿပီး ပေရာဂ်က္ကို ဒုကၡတြင္းထဲမွ လမ္းေၾကာင္းေပၚၿပန္ေရာက္လာေအာင္ စြမ္းေဆာင္ႏိုင္ပါတယ္။
အလုပ္အမႉေဆာင္ အစီရင္ခံစာ အက်ဥ္းခ်ုဳပ္ (Executive Summary)
ဒီအစီရင္ခံစာကေတာ ့အထက္ကေၿပာခဲ ့တဲ ့ပာာေတြနဲ ့ နဲနဲကြဲၿပားပါတယ္။ အစီရင္ခံစာကို အရမ္းအလုပ္မ်ားၿပီး အခ်ိန္နဲနဲပဲရတဲ ့ ဒါရိုက္တာ အဆင္ ့ထိပ္တန္း အေရးပါသူေတြ ဖတ္မွာၿဖစ္တဲ ့အတြက္ ေရးနည္းေရးဟန္ လိုတိုရွင္းၿဖစ္ဖို ့လုိၿပီး ပေရာဂ်က္ အေၿခအေနကို တိတိက်က် ၿခံဳငံုၿပီး သံုးသပ္တင္ၿပႏိုင္ရပါမယ္။ အစီရင္ခံစာကို ဖတ္လိုက္တာနဲ ့ ပေရာဂ်က္ဟာ ကုမၸဏီက ေမွ်ာ္လင္ ့ထားတဲ ့အတိုင္းၿဖစ္လာရဲ ့လား။ ပေရာဂ်က္ရဲ ့ တိုးတက္ေနမႉရလာဒ္ ပာာ ကုမၸဏီရဲ ့အနာဂါတ္ စီးပြားေရး မဟာဗ်ဴဟာကိုေရာ အေထာက္အပံ ့ၿဖစ္ရဲ ့လား၊ စတဲ ့ အခ်က္ေတြကို ထင္သာၿမင္သာရွိေစရပါမယ္။ တင္ၿပတဲ ့အခ်က္အလက္အားလံုးဟာ မွန္ကန္တိက်ၿပီး ဦးတည္ခ်က္ရွင္းလင္းရပါမယ္။ ထိပ္တန္းအရာရွိတို ့သည္ အေတြ ့အၾကံဳရွိသူမ်ားပီပီ ပေရာဂ်က္မ်ားသည္ အစီအစဥ္အတိုင္း ၿဖစ္မလာႏိုင္သည္ကုိ သေဘာေပါက္ၾကသည္။
ထို ့ေၾကာင္ ့အၿဖစ္မွန္အတိုင္း ေဖာ္ၿပဖို ့လုိသည္။ သူတို ့ ပို၍ စိတ္ဝင္စားသည္မွာ ထုိအခက္အခဲ အေနအထားမွ ေကာင္းမြန္သည္ ့အေနအထား သို ့ ၿပန္လည္ေရာက္ရွိေအာင္ မည္သို ့ အစီအစဥ္ရွိသည္ကိုသာၿဖစ္ပါသည္။
အခ်ုဳပ္အားၿဖင္ ့ဆိုလွ်င္ အထက္တြင္ ေဖာ္ၿပခဲ ့ေသာ အစီရင္ခံစာ မ်ားသည္ အေၿခခံအားၿဖင့္ ထိေရာက္မႉ ရွိလွေပသည္။ မည္သည္ ့ အစီရင္ခံစာ သည္ ပေရာဂ်က္ အတြက္ သင္ ့ေတာ္သည္္ကိုေတာ ့ ပေရာဂ်က္မန္ေနဂ်ာမ်ား အေနၿဖင္ ့ မိမိ ပေရာဂ်က္၏ လိုအပ္မႉ၊ အေပၚမူတည္၍ ခ်င့္ ခ်ိန္ဆံုးၿဖတ္ရေပမည္။ အေရးအၾကီးဆံုး အေနၿဖင္ ့မိမိတို ့ တင္ၿပေသာ ပေရာဂ်က္ အစီရင္ခံစာမ်ား သည္ ၿပင္ဆင္ရန္ လြယ္ကူၿပီး အခ်ိန္တိုတိုၿဖင္ ့ ၿပီးစီးႏိုင္ရေပမည္။ သို ့မွသာ ပေရာဂ်က္ မန္ေနဂ်ာမ်ားသည္ မလိုလားအပ္ဘဲ အခ်ိန္ကုန္ၿခင္းမ်ားကိုေလ်ာ ့ခ်ႏိုင္မည္ၿဖစ္ေပသည္။
No comments:
Post a Comment